政策法规


各系部处室:

为了进一步优化学校采购工作流程,提升规范化管理水平,学校制定了《采购合同管理办法》,现将其下发,并自发布之日起执行。

特此通知

 

附件:1.《采购合同管理办法》

      2. 合同签署、报销流程简图

 

           苏州建设交通高等职业技术学校                                  

         2020年5月8

 

 

 

附件1

采购合同管理办法

第一章     

第一条  为规范学校采购合同管理工作,有效防范合同风险,维护学校合法权益,依据现行有关法律、法规的相关规定,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法涉及的合同主要针对采购合同,学校与职工签订的聘用合同、校企合作等合同,不适用本办法。

第三条  合同的签订和履行应当遵循防范风险和责权利相统一的原则。

第四条  学校对合同实行分类管理、归口实施的管理办法,根据合同内容分类确定合同归口管理部门。

第二章  合同的分类与归口

第五条  学校根据合同所涉业务和部门职能,分别授权以下部门在其职责范围内依法依规,对合同进行归口管理,按规定程序签订合同、履行合同,并对合同履行过程进行监督,同时负责合同订立、履行等全部过程中的有关合同资料的归档、保管工作。

第六条  本办法第五条规定之外的其他合同的归口管理部门由学校办公室根据具体情况确定。涉及两个或以上部门的,根据合同性质或主要条款确定合同归口部门,存在业务交叉的,各部门均应履行相应的管理职责。

第七条  各归口部门的主要负责人为合同管理责任人,其须确定专人作为合同管理人员。

  第三章  合同的签订

第八条  学校合同之归口管理部门是合同订立和履行的实际执行人,具体负责实施合同的立项、谈判、订立、履行及合同资料的归档、保管等工作。

第九条  签订合同前,各部门经办人必须对对方的主体资格、代理身份、代理权限、经营范围、履约能力/资质、经济实力、商誉及合同可行性等情况进行审查。

第十条  订立合同时,必须完备合同条款。合同条款一般应当包括当事人的名称(或姓名)和住所、标的、数量和质量、价款和报酬、履行的期限、地点和方式、收付款方式、违约责任及解决争议的办法等。

合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体、合法、合理。

第十一条  合同的条款应由相关部门按照法律规定、学校需求、谈判或招标(议标)的要求认真审核。合同磋商、谈判过程中,如遇重大问题、分歧,应及时向部门负责人反映,寻求处理结果或方案;必要时,可邀请专业人员协助。

第十二条  订立合同时,学校已制定合同示范文本的,应当优先使用学校示范文本,并据需要对合同文本进行补充、完善。

没有可以适用的学校合同示范文本的,各部门应使用国家或主管部门、行业协议规定或推荐使用的示范文本。

没有国家或主管部门、行业协议规定或推荐使用的示范文本的,各部门应从维护学校利益出发,认真审核合同内容,实现学校利益最大化。

第十三条  合同条款确定后,各部门在学校信息门户系统中提出学校各类合同(协议)签署审批申请,经学校法定代表人或学校法定代表人授权的分管校长审批后实施签署。

原则上,所有合同签署需学校法定代表人直接签署或经学校法定代表人授权后的分管副校长签署,并加盖学校行政公章或者合同专用章,报学校办公室、财务部门备案。未取得学校法定代表人的授权委托,学校任何部门或个人不得擅自以学校名义或本单位名义对外订立合同。

第十四条  合同执行“事前签订”原则,即合同应在经济事项发生前签署,禁止未签署合同就开始履行。

第十五条  签订合同时,严禁在空白文本上盖章。

对方先签字、盖章的情况下,我方合同经办人必须对合同逐条核对,防止对方修改、增加、删除合同内容。

第十六条  符合学校招标采购管理规定的,各部门应严格依法按照招投标程序订立合同。

第四章   合同的履行和纠纷解决

第十七条  合同生效后,相关部门要对合同的履行情况进行及时跟踪及监督,加强对合同履行过程中的各个环节的管理,以期合同双方均能保质、保量、按时全面履行合同义务。

第十八条  物品、项目成果或工程交货/完工后,相关部门要组织相关人员及时对物品、项目成果或工程按照合同的条款进行验收,发现问题及时处理,验收结果须形成书面意见并与合同归入档案。

第十九条  在合同履行过程中,确需变更或解除合同的,应由双方协商一致后,签订变更或解除合同的书面协议。变更或解除合同,必须说明理由,并按照合同审批程序再行报请审核、签署。

第二十条  合同相关费用结算由相关部门根据付款时间节点及合同签署流程实施签字并报学校财务部门支付。

第二十一条  费用需报销的,应有物品的验收合格报告/意见、正规票据和部门负责人签字等学校要求的其他相关凭证,按照报销流程予以报销。

第二十二条  合同履行完毕后,需要续签的,须按照前述合同审批流程,另行报请审核、签署。任何部门和个人不得擅自续签合同。

第二十三条  各部门合同管理人员应建立合同管理台账,将合同履行进度及事项准确、完整记录在案,并附备相应文件资料予以记录。

合同履行过程中,双方签署之补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函(含函件、短信、电子邮件等,下同)、通知、预算/结算书、验收意见/报告、质量异议、索赔文件等文件材料均为合同档案的组成部分,各部门经办人员应及时、妥善处理、收集、整理保存上述资料。严禁通过口头、电话等方式将前述重要文件内容通知对方。

第二十四条  在合同履行过程中,各部门经办人员发现对方未全面、适当履行合同时,应以书面形式及时通知对方,并立即将出现的问题、拟采取的措施向部门负责人汇报,积极采取措施防止损失扩大。

第二十五条  合同双方在履行过程中发生纠纷时,应首先按照实事求是的原则,平等协商解决。

合同双方无法就纠纷的处理达成一致或对方当事人无意协商解决的,相关部门经办人员应及时将纠纷的起因、双方有无违约情况、责任大小等方面的内容、证据以及纠纷解决方案书面报告部门负责人。

确需通过仲裁或诉讼程序解决的合同纠纷,报相关部门分管领导批准。

第五章   合同的归档和保管

第二十六条  合同履行完毕后,合同管理人员应及时整理合同文本、补充协议、以及合同履行过程中的付款凭证、送货单据、会议纪要、书面签证、往来信函、通知、预算/结算书、验收意见/报告、质量异议、索赔文件等,连同合同管理台账,一并进行归档,并对归档文本予以编号、备表,方便查阅。

第二十七条  所有合同的存档期限至少为五年(仍在质保期内的除外)。学校档案管理对此有特别规定的,从其规定。

第二十八条  原则上,各部门之间不得借阅或整份复印非本部门经办之合同。

如其他部门确需借阅合同的,申请人在本部门负责人签署同意后,还需交由该合同的部门负责人签署意见。

调阅人应爱护并保管好调阅的合同,注意及时归还。

第六章   责任追究

第二十九条 未经学校法定代表人授权擅自对外签订合同,或超越授权范围对外签订合同,给学校造成损失的,由当事人按实际损失承担赔偿责任,学校根据其情节给予相应的处分。

第三十条  相关单位和个人在订立、履行合同中发生失职、渎职或以权谋私等行为的,学校依据国家法律、法规和学校相关规定追究当事人的责任。

第三十一条  对于相关单位和个人,在合同管理的各个环节发生其他违反国家法律、法规和学校相关规定的行为,学校将根据情节追究其相应的责任。

第三十二条  违反国家法律、法规及合同管理相关规定,涉嫌犯罪的,依法移送司法机关追究其刑事责任。

第七章  附则

第三十三条  本办法由学校校长室负责解释。

第三十四条  本办法自颁布之日起施行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2





苏州建设交通高等职业技术学校办公室            202058日印发